סריקת מסמכים וארכיב דיגיטלי

בעקבות תקנות העדות (העתקים צילומיים, תש"ל – 1969), המאפשרות סריקת מסמכים, חתימתם בחתימה אלקטרונית מאושרת, ארכובם בארכיון דיגיטלי וביעור מסמך המקור, מציעה קומדע פתרון כולל למשרדים.כיום, במרבית המשרדים, מנוהלים תיקי לקוחות רבים המכילים חוזים, הסכמים, מסמכים חשבונאיים ועוד. הטיפול בתיקים אלו מתבצע לרוב באמצעות ניירת. הניירת, אשר מכילה מידע רב שאינו מוגן מפני שינויים ו/או זיופים, מצריכה הדפסה, תיוק, אחסון וארכוב קיים קושי בחיפוש ושליפת המסמך הרלוונטי בעת הצורך.

הפתרון של קומדע מייתר את הצורך בארכיון פיזי המכיל מיליוני מסמכים ומאפשר את סריקתם, חתימתם בחתימה אלקטרונית מאושרת של קומסיין וארכובם בארכיון דיגיטלי המאפשר לבער את המסמכים המקוריים. לארכיון הדיגיטלי יתרונות רבים וביניהם: אבטחת מידע גבוהה, חסכון במקום אחסון פיזי, קלות ופשטות בשליפת המסמכים.

כלל "הראיה הטובה ביותר"

עפ"י כלל "הראיה הטובה ביותר", המחוקק העניק מעמד של מסמך "מקור" גם להעתקים צילומיים של מסמכים, אשר צורף אליהם אישור שההעתק נעשה מהמקור באופן ובתנאים שנקבעו לאותו סוג מסמכים בתקנות – העתק זה ישמש כראיה לכאורה בהליך משפטי.
בנוסף, ניתן לבער את המקור וזאת בתנאי שהמקור בוער ע"פ התקנות המסדירות את הנושא ובתנאים שנקבעו בהן ומצורף להעתק אישור על כך.

הבשורה לעולם החשבונאי

 בהתאם לתיקון להוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות) שנכנס לתוקף החל מה-1 לינואר 2013 נקבעו הוראות וכללים ל:

  • סריקת מסמכים וביעורם
  • ניהול ארכיב דיגיטאלי (תיעוד הנהלת חשבונות)
  • הדרישה הינה כי המסמך הנסרק ייחתם על ידי הנישום (או מי מטעמו) בחתימה אלקטרונית מאושרת ובחתימה אלקטרונית מאושרת נוספת של אדם שבדק את הסריקה ווידא תקינותה.

איך זה עובד?

קבלת מסמך לארכוב, סריקת המסמך (מופיע הכיתוב "מסמך סרוק"), המסמך נחתם בחתימה אלקטרונית מאושרת של קומסיין (במסמכים חשבונאיים, יש צורך בחתימה נוספת), המסמך החתום מועבר לארכיב דיגיטלי לשמירה, מסמך המקור מבוער.

חברת קומדע יודעת להתממשק למערכות הסריקה השונות ועובדת עם כל חברות הסריקה.
חברת קומדע לוקחת אחריות כוללת על עמידה בדרישות החוק.
חברת קומדע מעניקה מענה כולל של חיתום סריקה וארכוב.