ארכיב דיגיטלי - תמיכה

כל עסק, חברה וארגון במשק הישראלי שמאחסנים נייר באופן יומיומי יכולים ליהנות ממגוון היתרונות של ארכיון דיגיטלי.

חד משמעית. הארכיב הדיגיטלי של Comsign עומד בתקנות מס הכנסה לסריקת מסמכים וארכיב דיגיטלי (חוזר מס הכנסה מס' 9/2013) והוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות). באמצעות הארכיב הדיגיטלי של Comsign ניתן לסרוק ולעלות קבצים, לחתום אותם דיגיטלית, לארכב עפ"י פרמטרים קבועים, כל זאת כפי הקבוע בתקנות.

ממש לא! כי אין צורך בכלל בהתקנת התכונה או בהכנות מקודמות. הארכיב הדיגיטלי של Comsign מבוסס Web וניתן להיכנס לארכיב מכל דפדפן ללא שום צורך בהתקנה, הכנות מקדימות או עזרה של גורם טכני.

בהחלט! בתהליך המיפתוח של נתוני המסמך (שמירת המסמכים לפי נתוניו) מבוצע שימוש ב-OCR. טכנולוגיית ה-OCR מבצעת סריקה של המסמך ומחלצת ממנו את נתוני המסמך כך שאין צורך בהקלדת נתוני המסמך – כלל הנתונים "נשלפים" מן המסמך באמצעות מנוע OCR חכם של Comsign.

Comsign הינו גורם מאשר עפ"י חוק לזיהוי והנפקת חתימות דיגיטליות. מערכת הארכיב תומכת בחתימה דיגיטלית באמצעות כרטיס חכם, טוקן ואפילו מערכת חתימה מרכזית.

שימוש בארכיב דיגיטלי מאפשר לשמור את המסמכים בשלמותם בארכיב מסודר הכולל יכולות תיוק, שמירת המסמכים לפי מחלקות וחברות, הרשאות משתמשי למסמכים ספציפיים ויכולת אחזור ושליפת מסמכים בפשטות ויעילות ע"י חיפוש מתקדם ונתוני המסמך. בנוסף מערכת הארכיב מספקת מענה מלא לתקנות החוק ומאפשרת ביעור של כלל החשבונאות הנכנסת (חשבוניות, קבלות, תעודות משלוח ותעודות זיכוי) ללא צורך בשמירת העותק הפיזי 7 שנים ואף יותר.

בוודאי! השימוש בארכיב דיגיטלי הוכח כיעיל וחסכוני אשר מייתר את עבודת הניירת, חוסך עלויות כוח אדם, אחסון פיזי של מסמכים, סיכון תפעולי של אבדן ניירת, תיוק במקום לא מתאים ועוד. החזר ההשקעה של ארכיב דיגיטלי מתחיל מהיום הראשון וניתן לקצר באופן משמעותי את ניהול ושמירת המסמכים,