ניהול ואחסון מסמכים דיגיטליים בענן ובסביבת הלקוח
פתרון מאובטח, יעיל וחוקי לעידן הדיגיטלי
הארכיב הדיגיטלי הוא פתרון מתקדם לאחסון, חיפוש ושליפה של חשבוניות ומסמכים באופן מאובטח, על גבי שרת חיצוני – ולא על הכונן המקומי. בעוד שארכיונים ממוחשבים משמשים לרוב כגיבוי לארכיון הפיזי, ארכיב דיגיטלי המנוהל על ידי גורם מורשה יכול להחליף באופן מלא את הארכיון הפיזי.
למה לבחור בארכיב הדיגיטלי של? Comsign
ארגונים רבים מייצרים מדי יום כמויות גדולות של ניירת, הנשלחת פיזית או נשמרת באופן מבוזר במדפים, קלסרים ומיקומים שונים ברחבי הארגון. ארגונים הנשענים על ארכיון פיזי מתמודדים עם שיטת עבודה מיושנת ולא יעילה, המקשה על איתור מסמכים ומאריכה משמעותית את זמני השליפה.
לשם כך, Comsign מציעה פתרון ארכיב דיגיטלי מאובטח, המוביל עסקים וארגונים לסביבת עבודה נוחה, יעילה וללא נייר. הארכיב הדיגיטלי מסייע לחסוך בעלויות, במשאבים ובזמן עבודה, תוך שמירה על יעילות תפעולית גבוהה.
זהו פתרון טכנולוגי לניהול מאובטח וללא נייר של כמויות גדולות של מסמכים – עם מעבר לסביבה דיגיטלית חסכונית, נגישה ויעילה יותר.
אשמח להתקדם לארכיב דיגיטלי
למה לעבור לארכיב דיגיטלי?
מענה רגולטורי – עמידה מלאה בדרישות רשות המסים בישראל ובדרישות החוק לשמירה דיגיטלית של מסמכים.
פתרון חתימה – אפשרות לשילוב חתימות אלקטרוניות מאושרות ישירות מתוך המערכת, באמצעות שרתי חתימה או טוקנים פיזיים.
חיפוש וסינון מתקדמים – איתור מהיר של מסמכים באמצעות מטא־דאטה, חיפוש טקסטואלי מלא ומסננים מובנים.
חילוץ נתונים אוטומטי – עיבוד אוטומטי של מסמכים באמצעות טכנולוגיית OCR תואמת, בשילוב מודול מבוסס AI, המאפשר חילוץ אוטומטי של שדות מרכזיים.
ביטול הצורך במסמכי מקור פיזיים – לאחר תיוק המסמך בארכיב הדיגיטלי, ניתן להשמיד את מסמך המקור הפיזי באופן מאובטח, בהתאם לנוהלי השמדת חשבוניות ומסמכים.
אינטגרציה למערכות ארגוניות – התממשקות קלה למערכות קיימות בארגון, לרבות מערכות ERP, מערכות פיננסיות וכלים פנימיים.
שליפה מהירה של מסמכים – שחזור ואיתור מהיר של מסמכים באמצעות שאילתות חיפוש פשוטות, המבוססות על המידע שנשמר במערכת.
ניהול הרשאות וגישה– ממשק נגיש וידידותי למשתמש, הכולל יכולות ניהול מתקדמות לפי משתמשים וקבוצות.
אבטחת מידע מתקדמת – הגנה משופרת על המידע הארגוני באמצעות פרוטוקולי אבטחה מתקדמים ומנגנונים לשמירה על שלמות הנתונים.
יישום מהיר ויעיל – הטמעה פשוטה ומהירה, שלרוב דורשת יום אינטגרציה אחד בלבד.
הארכיב הדיגיטלי של Comsign עומד באופן מלא בהנחיות החוק ובדרישות הרגולציה הרלוונטיות.
למה לבחור בארכיב הדיגיטלי של Comsign?
ארגונים רבים מייצרים מדי יום כמויות גדולות של ניירת, הנשלחת פיזית או נשמרת באופן מבוזר במדפים, קלסרים ומיקומים שונים ברחבי הארגון. ארגונים הנשענים על ארכיון פיזי מתמודדים עם שיטת עבודה מיושנת ולא יעילה, המקשה על איתור מסמכים ומאריכה משמעותית את זמני השליפה.
לשם כך, Comsign מציעה פתרון ארכיב דיגיטלי מאובטח, המוביל עסקים וארגונים לסביבת עבודה נוחה, יעילה וללא נייר. הארכיב הדיגיטלי מסייע לחסוך בעלויות, במשאבים ובזמן עבודה, תוך שמירה על יעילות תפעולית גבוהה.
זהו פתרון טכנולוגי לניהול מאובטח וללא נייר של כמויות גדולות של מסמכים – עם מעבר לסביבה דיגיטלית חסכונית, נגישה ויעילה יותר.
ארכיב דיגיטלי מאובטח – ייעול תהליכים ארגוניים
הארכיב הדיגיטלי מספק תשתית טכנולוגית יציבה לארגון מודרני, מאובטח וללא נייר. המעבר לארכיב דיגיטלי מאובטח מעניק לארגון שורה של יתרונות משמעותיים:
חיסכון כלכלי –צמצום עלויות הקשורות להפקה, אחסון, סריקה והשמדה של מסמכים פיזיים, לצד חיסכון בזמן העבודה של עובדי הארגון.
גישה מכל מקום – עם מערכת הארכיב הדיגיטלי בענן ניתן לגשת ולצפות במידע מכל מקום ומכל מכשיר עקב שמירת הקבצים בענן מאובטח אשר מגן על המסמכים שלכם 24/7.
חיסכון בזמן ובמשאבים –משימות תפעוליות שוטפות, לרבות חיפוש, חתימה, תיוק ושליחת מסמכים, מתבצעות בתהליך דיגיטלי מהיר, פשוט ומלא.
רמת אבטחה גבוהה – המסמכים נחתמים בחתימה אלקטרונית מאושרת, המבטיחה את שלמות המסמך ומונעת ביצוע שינויים לאחר החתימה.
ניהול הרשאות מתקדם – שליטה מלאה בהרשאות הגישה של משתמשים, המאפשרת לעובדים מורשים לצפות במסמכים ולחתום עליהם בהתאם לתפקידם ולמדיניות הארגונית.
הגנה על המידע – המערכת מבוססת על סטנדרטים מתקדמים של אבטחת מידע, במטרה להבטיח שמירה מרבית על שלמות הנתונים והמידע הארגוני.
צמצום סיכונים – הפחתה משמעותית של טעויות וסיכונים פיזיים, לרבות תיוק שגוי, אובדן מסמכים, שריפה, גניבה ונזקים סביבתיים כגון מים או עובש.
פינוי שטח משרדי – ביטול הצורך בארכיון פיזי מאפשר לנצל שטחי משרד יקרים לצרכים עסקיים מרכזיים יותר.
משרד מודרני וירוק – מעבר לסביבת עבודה דיגיטלית מפחית שימוש בנייר, תומך בקיימות סביבתית ותורם למיתוג הארגון כמתקדם, יעיל ואחראי.
הארכיב הדיגיטלי של Comsign הוא פתרון טכנולוגי לניהול מאובטח, אוטומטי ויעיל של רשומות ומסמכים ארגוניים – עם הגנה מרבית, זמינות גבוהה וגמישות תפעולית לעידן הדיגיטלי.